Sygnaliści

Cele

Celem niniejszej procedury jest wprowadzenie systemu umożliwiającego zgłaszania dostrzeżonych nieprawidłowości w spółce ASTEK Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej również: „Spółka”) w oparciu o obowiązujące przepisy, w szczególności Ustawę o Ochronie Sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r.

Zadaniem systemu zgłaszania nieprawidłowości wprowadzonego w Spółce jest umożliwienie pracownikom, współpracownikom oraz potencjalnym pracownikom lub współpracownikom dobrowolnego informowania – w dobrej wierze, o nieprawidłowościach (wyraźnie dostrzegalnych lub takich, co do zaistnienia których zachodzi uzasadnione podejrzenie), które doprowadzają lub mogą doprowadzić do naruszenia prawa, w zakresie nieprawidłowości przewidzianych w niniejszej procedurze.

Zastosowanie

Procedura ta ma zastosowanie do:

1. wszystkich pracowników (w tym pracowników tymczasowych) i współpracowników Spółki,
2. prokurentów,
3. wspólników,
4. stażystów, praktykantów, wolontariuszy
5. osób fizycznych, o których mowa w niniejszym punkcie powyżej, w przypadku powzięcia wiedzy o nieprawidłowościach przewidzianych w niniejszej procedurze, uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz Spółki, lub już po ich ustaniu.

Dokumenty źródłowe i powiązane

Dokumenty wykorzystane przy sporządzaniu niniejszego dokumentu.

1. Sygnalistą może być: pracownik, byłym pracownikiem, osobą ubiegającą się o zatrudnienie, osobą świadcząca lub ubiegająca się o pracę lub świadczenie usług na innej podstawie niż stosunek pracy, przedsiębiorcą, prezesem lub członkiem zarządu, prokurentem, wspólnikiem, dostawcą, stażystą, wolontariuszem, a także przedstawicielem innej strony zainteresowanej Spółki.
2. Sygnalista zgłaszający nieprawidłowość działa w dobrej wierze i bezinteresownie oraz ma uzasadnione podstawy, aby uważać, że do nieprawidłowości doszło albo może dojść.
3. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia.
4. Każdy przypadek zgłoszenia nieprawidłowości, który okaże się niepoparty dowodami i dokonany w złej wierze, w złym zamiarze albo ze świadomością, że jest on niezgodny z prawdą, stanowi poważne wykroczenie i może prowadzić do zastosowania środków przewidzianych prawem dla takich sytuacji.
5. Sygnalista zgłaszający nieprawidłowość w ramach niniejszego systemu, ujawnia swoją tożsamość Komitetowi ds. Nieprawidłowości, chyba że dokonuje zgłoszenia anonimowo. Dane osobowe Sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
6. Wszelkie fakty, zdarzenia, działania i korespondencja wynikające ze zgłoszenia nieprawidłowości, jak również tożsamość osób związanych czy też potencjalnie związanych ze sprawą oraz fakty dotyczące samego zgłoszenia będą traktowane poufnie, odpowiednio do potrzeb związanych z przeprowadzeniem stosownych czynności wyjaśniających. Komitet ds. Nieprawidłowości Spółki podejmie działania w celu zapewnienia poufności.

Na podstawie niniejszej procedury mogą być zgłaszane następujące naruszenia prawa będące działaniem lub zaniechaniem niezgodnym z prawem lub mające na celu obejście prawa, a dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. ochrony środowiska;
7. ochrony konsumentów;
8. ochrony prywatności i danych osobowych;
9. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
10. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej.

Przykłady: dopuszczenie się przez pracowników lub współpracowników Spółki działań korupcyjnych poprzez wręczanie kontrahentom Spółki korzyści majątkowych w postaci opłacenia wyjazdów wypoczynkowych w zamian za zawarcie korzystnych dla Spółki umów handlowych, dopuszczenie się oszustwa podatkowego poprzez bezprawne pomniejszanie kwoty opodatkowania.

Zgłoszenia wewnętrzne:

1. Zgłoszenia mogą być dokonywane w formie jawnej, tj. Sygnalista w ramach zgłoszenia podaje swoje dane osobowe, w szczególności imię i nazwisko lub anonimowe, tj. bez podawania danych które umożliwiają identyfikację Sygnalisty.
2. Osobą uprawnioną do przyjmowania zgłoszeń oraz do prowadzenia dalszej komunikacji (w tym występowanie o dodatkowe informacje) z Sygnalistą jest każdy członek Komitetu ds. Nieprawidłowości.
3. Zgłoszenie nieprawidłowości lub podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości przyjmuje się za pośrednictwem wiadomości e-mail na specjalnie dedykowany adres, listownie poprzez wysyłkę na adres Spółki lub za pośrednictwem połączenia telekomunikacyjnego na dedykowany ku temu numer telefonu, celem zapewnienia odpowiedniego poziomu poufności przekazywanych informacji. Sygnalista ma prawo zażądać bezpośredniego spotkania (w jednym z biur Spółki) w terminie 7 dni od przesłania zgłoszenia.
4. W terminie 7 dni od dnia dokonania przez Sygnalistę zgłoszenia, przedstawiciel Spółki potwierdzi Sygnaliści przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał drogi lub adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
5. Przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej w zakresie złożonego zgłoszenia nastąpi w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące liczone od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał drogi lub adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. Informacja zwrotna będzie obejmować, w szczególności informacje o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia naruszenia i ewentualnych środkach, które zostaną lub zostały zastosowane w sytuacji stwierdzenia naruszenia.

Zgłoszenia zewnętrzne:

1. Sygnalista ma prawo dokonania zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego do organu centralnego lub organu publicznego, w szczególności do Rzecznika Praw Obywatelskich.
2. Sygnalista może wybrać drogę zgłoszenia zewnętrznego w szczególności, gdy:
   1. Spółka nie przekazała informacji zwrotnej w zakresie złożonego zgłoszenia w terminie ustalonym w Procedurze lub nie podejmuje działań następczych pomimo istnienia takiej uzasadnionej potrzeby.
   2. Sygnalista ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody.
   3. dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe.
   4. w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Spółkę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Spółką a sprawcą naruszenia prawa lub świadomego udziału Spółki w naruszeniu prawa.
3. Sygnalista ma prawo dokonania zgłoszenia wewnętrznego i równolegle dokonania zgłoszenia zewnętrznego.
4. Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami Ustawy.

Zgłoszenia mogą być dokonywane w formie pisemnej, poprzez wysłanie drogą pocztową formularza zgłoszeniowego stanowiącego załącznik nr 1 do Procedury lub za pośrednictwem wysłania wiadomości e-mail zawierającej formularz stanowiący załącznik nr 1 do Procedury na wskazany poniżej adres lub poprzez połącznie telefonicznie na wskazany poniżej numer telefonu podając informacje zgodne z pozycjami zawartymi w formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do Procedury.

Zgłoszenie powinno w szczególności zawierać następujące informacji:

• wskazać swoją tożsamość, jeśli Sygnalista nie chce dokonać zgłoszenia anonimowego
• czy Sygnalista zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości w postępowaniu
• wskazać datę ujawnienia faktów, miejsce, osoby zaangażowane w sprawę oraz szczegółowy opis faktów;
• podać elementy umożliwiające wymianę informacji z Sygnalistą: najlepiej adres e-mail, a w przypadku jego braku adres pocztowy
• dołączyć do Formularza zgłoszeniowego informacje lub dokumenty będące w jego posiadaniu, w dowolnej formie lub na dowolnym nośniku, które mogą stanowić podstawę jego zgłoszenia (dokumenty papierowe, nośnik USB, pływa CD itp.).

Zgłoszenie za pośrednictwem listownej formy pisemnej:

1. Sygnalista winien dokonać zgłoszenia przy wykorzystaniu uzupełnionego formularza zgłoszeniowego, stanowiący załącznik nr 1 do Procedury. Uzupełniony formularz zgłoszeniowy powinien zostać wysłany na następujący adres:

Adres do korespondencji:

Astek Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie
Komitet ds. Nieprawidłowości
Jana Pawła II 22, Warszawa 00-133

2. Zgłoszenia należy przekazywać wyłącznie do Komitetu ds. Nieprawidłowości z dopiskiem „poufne”. Komitet ten składa się z członków różnych działów Spółki, a każdy członek Komitetu ds. Nieprawidłowości jest uprawniony do zapoznania się ze zgłoszeniem.
3. W przypadku wysyłki zaleca się wysłanie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, w podwójnej kopercie, przy czym wewnętrzna koperta z dopiskiem „System zgłaszania nieprawidłowości” może być otwarta tylko przez Komitet ds. Nieprawidłowości.

Zgłoszenie za pośrednictwem wiadomości e-mail:

1. Zgłoszenie dokonywane przez Sygnalistę za pośrednictwem wiadomości e-mail winno być dokonywane na następujący adres e-mail: sygnalisci@astek.net
2. Dokonywane zgłoszenie powinno przyjąć kształt i zawierać informacje podane w Załączniku nr 1 do Procedury lub winien on być załącznikiem do zgłoszenia przesłanego na wskazany adres e-mail.

Zgłoszenie za pośrednictwem komunikacji telefonicznej:

1. Zgłoszenie dokonywane przez Sygnalistę za pośrednictwem komunikacji telefonicznej winno być dokonywane na następujący numer telefonu: 884 321 629
2. Zgłoszenie w tej formie będzie dokonywane poprzez nagranie wiadomości za pośrednictwem połączenia realizowanego pod wskazanym numerem telefonu.
3. Sygnalista korzystając z tej formy zgłoszenia wyraża zgodę na dokonanie nagrania oraz na dokonanie transkrypcji nagrania, co jest niezbędne do dokonania zgłoszenia przy wykorzystaniu tego rozwiązania technicznego.
4. W przypadku braku wyrażenia zgody na nagrywanie, Sygnalista nie może dokonać zgłoszenia przy wykorzystaniu tej formy zgłoszenia i jest proszony o wybór innej dostępnej przez Spółkę formy dokonania zgłoszenia.

Zgłoszenie będzie rozpatrywane przez Komitet ds. Nieprawidłowości, w którego skład będzie wchodzić co najmniej 3 (trzech) członków. Członkowie Komitetu ds. Nieprawidłowości będą wybierani z różnych działów Spółki, by w każdej sytuacji móc obiektywnie rozpatrzyć każde zgłoszenie.

Komitet ds. Nieprawidłowości będzie rozpatrywać każde zgłoszenie w składzie osób, które nie będą w sposób bezpośredni lub pośredni powiązane z rozpatrywanym zgłoszeniem.

Po przyjęciu zgłoszenia, każdorazowo wszyscy członkowie Komitetu ds. Nieprawidłowości będą poinformowaniu o materii zgłoszenia i kolegialnie ustalą termin spotkania w celu całościowego zbadania przedmiotowej sprawy oraz ustalenia kolejnych kroków postępowania. W przypadku gdy jeden lub więcej członków Komitetu ds. Nieprawidłowości będzie powiązany bezpośrednio lub pośrednio z okolicznościami lub faktami stanowiącymi podstawę zgłoszenia, na etapie ustalania terminu spotkania zostanie on lub oni wyłączeni z dalszych prac członków Komitetu ds. Nieprawidłowości.

Dopuszczalność zgłoszenia:

Każde zgłoszenie będzie analizowane przez pryzmat i zakres przedmiotowej procedury, w szczególności czy zgłoszenie swoim przedmiotem wyczerpuje przesłanki dotyczące naruszenia prawa będące działaniem lub zaniechaniem niezgodnym z prawem lub mające na celu obejście prawa w obszarach wskazanych w pkt 4.1.

Informowanie osoby zainteresowanej:

Informacje dotyczące zgłoszenia będą przekazywane przez członków Komitetu ds. Nieprawidłowości osobie zainteresowanej w terminach wskazanych w pkt 4.2.1 drogą lub na adres wskazany w zgłoszeniu, przy zachowaniu charakteru poufności takich informacji.

Poufne traktowanie tożsamości

Zachowana zostanie ścisła poufność w odniesieniu do Sygnalisty, faktów będących przedmiotem zgłoszenia oraz osób, których dotyczy zgłoszenie.

Informacje, które mogą umożliwić identyfikację Sygnalisty, mogą zostać ujawnione jedynie za wyraźną zgodą Sygnalisty lub w sytuacjach przewidzianych prawem, przy czym ujawnienie takie będzie dokonywane jedynie w niezbędnym zakresie przewidzianym prawem.

Ochrona danych

Dostęp do danych osobowych w ramach powyższej procedury posiadają wyłącznie osoby upoważnione, wchodzące w skład Komitetetu ds. Nieprawidłowości, zobowiązane do zachowaniu tajemnicy.

Dane osobowe przetwarzane w procesie obsługi zgłoszeń Sygnalistów przetwarzane są wyłącznie w systemach Spółki oraz na sprzęcie służbowym.  Wykorzystywane są dedykowane rozwiązania: skrzynka e-mal,  nr telefonu, miejsce na sharepoincie i sprzęt służbowy pracowników, zapewniają integralność, poufności i dostępność przetwarzanych tam danych osobowych. Dostęp do danych osobowych w powyższym procesie posiadają wyłącznie osoby upoważnione.

Przechowywanie danych

Zgłoszenia dokonywane przez Sygnalistów są odnotowywane w Rejestrze zgłoszeń Sygnalistów z podaniem daty zgłoszenia. Zarejestrowane zgłoszenia są przechowywane przez 3 lata od dokonania odnotowania.

Dostęp do Rejestru posiadają wyłącznie osoby upoważnione wchodzące w skład Komitetetu ds. Nieprawidłowości.

Prawo dostępu do danych i ich sprostowania

Osobie, której dane osobowe przetwarzamy w związku z obsługą zgłoszenia, przysługuje prawo dostępu do danych oraz prawo sprostowania danych zgodnie z art 15 i 16 RODO. Zakres praw i sytuacje z których można z nich korzystać zależy od przepisów prawa.

Realizacja powyższych praw nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych osób.

Środki ochrony oraz zakaz działań odwetowych

1. Spółka zapewnia, że wobec zgłaszającego oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej ze zgłaszającym oraz osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej powiązanej ze zgłaszającym, w szczególności stanowiącej własność, współpracującej lub zatrudniającej zgłaszającego, nie będą podejmowane żadne Działania odwetowe,
2. Z tytułu dokonania zgłoszenia Sygnalista, osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia, osoba powiązana ze zgłaszającym, którego praca lub usługi jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, podlega ochronie prawnej i nie będą do niego stosowane Działania odwetowe takie jak:
   • odmowa nawiązania stosunku pracy lub współpracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy lub współpracy,
   • niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
   • obniżenie wynagrodzenia za pracę lub za świadczone usługi, wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu, pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub współpracą,
   • przeniesieniu na niższe stanowisko pracy,
   • zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, a także przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
   • niekorzystna zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
   • negatywna ocena wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,
   • nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
   • wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
   • nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
   • działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,
   • spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu, wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.

Wyłączenie odpowiedzialności

Sygnalista, który publicznie zgłosił lub ujawnił informacje, na warunkach przewidzianych w niniejszej procedurze, nie ponosi odpowiedzialności cywilnej za szkodę wyrządzoną w wyniku dokonanego przez niego zgłoszenia lub publicznego ujawnienia, jeżeli w chwili dokonywania takiego zgłoszenia miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie lub podanie do wiadomości publicznej wszystkich takich informacji było niezbędne do ochrony wchodzących w grę interesów oraz działał w dobrej wierze.

Odpowiedzialność

1. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania, iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
2. W przypadku jeśli zgłoszenia dokona inna osoba niż Pracownik, a Sygnalista dokonując zgłoszenia będzie działać z zamiarem świadomego podania nieprawdy lub zatai prawdę, Spółka może podjąć działania mające na celu niezwarcie współpracy z taką osobą lub rozwiązać już istniejącą współpracę w trybie natychmiastowym z ważnych powodów.
3. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w szczególności do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

Pracownicy i współpracownicy ASTEK, niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia, statusu, stanowiska oraz wszelkich innych różnic powinni funkcjonować w zdrowym, prawidłowo funkcjonującym środowisku pracy – wolnym od wszelkich nieprofesjonalnych zachowań, godzących w ich dobre imię, jak również imię ASTEK Polska sp. z o.o.

Zasady postępowania w środowisku pracowniczym ASTEK

Wszyscy pracownicy i współpracownicy ASTEK, niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia, zobowiązani są do wspólnego dbania o środowisko pracy i zobligowani są do:

• Przestrzegania i promowania wartości reprezentowanych przez ASTEK,
• Wykonywanie obowiązków w sposób sumienny, odpowiedzialny, przy zachowaniu należytej staranności,
• Dbać o dobre imię ASTEK Polska sp. z o.o.,
• Przestrzegać zasad związanych z bezpieczeństwem, poufnością, zakazami konkurencji, higieny i środowiska pracy,
• Wzajemnie respektować współpracowników oraz wszelkie podmioty trzecie
• w podejmowanych relacjach biznesowych i partnerskich, tj. Kontrahentów, Klientów, Dostawców, osoby trzecie i interesariuszy ASTEK,
• Szanować powierzone mienie ASTEK oraz mienie innych współpracowników i osób trzecich,
• Ponadto, obligujemy pracowników i współpracowników ASTEK do powstrzymania się od wszelkich zachowań powszechnie traktowanych jako nieprofesjonalne, godzących w dobre imię oraz szkodzące interesom ASTEK Polska sp. z o.o.

Zasady postępowania wobec Kontrahentów, Klientów, interesariuszy oraz osób trzecich

W naszych relacjach kierujemy się szacunkiem, godnością i uczciwością – pozwala nam to tworzyć i budować relacje partnerskie oparte na zaufaniu i jakości. Oczekujemy od naszych pracowników i współpracowników fundamentalnych wartości, które pozwalają nam na budowanie struktur i więzi utrzymywanych przez lata:

• Prowadzenie wszelkich relacji z zachowaniem należytej godności i szacunku do drugiej osoby,
• W relacjach z Kontrahentami, Klientami, interesariuszami oraz osobami trzecimi należy promować relacje uczciwe, oparte na wzajemnym zaufaniu oraz jakości świadczonych usług,
• Wymaga się wysokiego poziomu kultury osobistej we wszelkich kontaktach międzyludzkich, niezależnie od ich charakteru.

FORMULARZ ZGŁOSZENIA

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY REALIZOWANY W RAMACH SYSTEMU ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI